William Zinsser zei het het best toen hij beweerde dat de vier principes van goed Engels waren: “Duidelijkheid, Eenvoud, Beknoptheid en Menselijkheid.” De auteur van Goed schrijven schreef letterlijk het boek over schrijfidealen, en bracht het hele concept terug tot vier eenvoudige woorden. Als technisch schrijvers is het onze taak om “goed Engels” te schrijven. Dus wat betekenen deze vier principes? En hoe kunnen we ze toepassen op ons eigen schrijven?
Duidelijkheid
Het eerste punt van Zinsser is om duidelijk te zijn. Als wat je schrijft niet begrepen wordt door het publiek, heeft het geen zin het te schrijven. Ga voor technisch schrijven nog een stap verder. Bij alles wat je schrijft, moeten doel, publiek en bereik ook duidelijk zijn. Ongeacht hoe goed uw proza wordt begrepen, het betekent niets zonder doel, publiek en bereik.
Doel vertelt uw lezer waarom hij leest. Als ze aan het eind van de pagina zeggen “en wat dan nog?” is dat net zo effectief als wanneer ze het helemaal niet hadden gelezen. Zoek je doel en schrijf daar altijd naar toe.
Publiek vertelt een lezer voor wie je schrijft. Uw publiek bepaalt de veronderstellingen die u in het document legt, wat de leesbaarheid kan beïnvloeden. Het helpt ook om een document toe te spitsen op een specifieke invalshoek. Stel je voor dat een document over een nachtkastje van Ikea geschreven is voor alle doelgroepen: fabrikanten, vakkenvullers, verkopers, kassamedewerkers, en klanten. Elk publiek bekijkt het onderwerp op een andere manier en heeft andere verwachtingen. Zonder een duidelijk publiek gaat zelfs de duidelijkste proza verloren.
De reikwijdte bepaalt welke onderwerpen u zult behandelen. Zonder een duidelijke reikwijdte kunnen sommige onderwerpen over het hoofd worden gezien en kunnen andere onnodig gedetailleerd zijn. Een onduidelijk toepassingsgebied leidt tot een onduidelijke boodschap en dat leidt weer tot een verwarde lezer.
Eenvoud
De gangbare praktijk in de zakenwereld is dat hoe complexer je proza is, hoe slimmer je bent. Dit is echter nooit het geval en werkt meestal averechts. Grote woorden aaneengeregen door complexe principes kunnen uw publiek isoleren en een slechte indruk van uzelf geven. Als technisch schrijver is het onze taak om concepten zo af te bakenen dat lezers ze kunnen begrijpen. Ons schrijven is gebaseerd op eenvoud van onderwerp en uitvoering. Ongeacht het onderwerp, eenvoud is altijd beter dan complexiteit. Onthoud, als niemand u kan begrijpen, betekent uw proza niets.
Beknoptheid
Veel schrijvers vergeten dat documenten niet langer mogen zijn dan nodig is. We zijn geconditioneerd om meer dan nodig pluisjes en uitleg toe te voegen. We leren om grotere woorden te gebruiken als kleinere ook volstaan. We moeten het allemaal kort houden. Snijd het vet weg. Snijd de lengte. Beperk het aantal woorden tot u elk woord hebt gebruikt dat u nodig hebt, en geen lettergreep meer.
Beknoptheid is nuttig in alle proza, maar is vooral belangrijk bij technisch schrijven. Gebruikershandleidingen en -processen moeten kort genoeg zijn om het publiek bij de les te houden en zo gefocust dat ze elk woord moeten lezen. Bovendien kost het schrijven van pluisjes tijd en moeite die elders misschien beter op zijn plaats is. Beknoptheid, zolang het niet ten koste gaat van de duidelijkheid, moet altijd worden gebruikt.
Menselijkheid
Het laatste punt van Zinsser is om de menselijkheid niet te vergeten. In zijn geval legt hij de nadruk op de menselijkheid van de auteur. Hij roept ons op om met onze eigen stem te schrijven en te onthouden dat taal een menselijke uitdrukking is. Voor technische schrijvers is er een tegenhanger. Denk aan de menselijkheid van de lezer. Tekst wordt zo vaak geschreven zonder rekening te houden met het feit dat een mens het zal lezen. Als we schrijven, moeten we ons als mens tot het publiek richten. Wat moeten ze horen? Hoe zouden ze het begrijpen? Wat kan ik doen om de persoon aan de andere kant van de pagina aan te spreken?
Wat er ook geschreven wordt, het is altijd door mensen, voor mensen en we kunnen het allemaal een beetje beter doen met wat duidelijkheid, eenvoud, beknoptheid en menselijkheid.